Il Dirigente Preposto firma un’attestazione che vale quanto le procedure che la sorreggono. Senza una mappatura ordinata dei processi amministrativo-contabili, quella firma resta un atto di fiducia; con la mappatura diventa la conclusione documentata di un lavoro verificabile.
Una figura di garanzia sull’informativa contabile
L’art. 154-bis del TUF, introdotto dalla riforma del risparmio sulla scia del Sarbanes-Oxley Act, impone agli emittenti quotati la nomina di un dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari. Lo statuto ne fissa requisiti di professionalità e modalità di nomina, previo parere obbligatorio dell’organo di controllo.
I suoi compiti sono tre. Predispone adeguate procedure amministrative e contabili per la formazione del bilancio d’esercizio, del consolidato e di ogni altra comunicazione finanziaria. Dichiara che l’informativa contabile diffusa al mercato corrisponde a libri e scritture. Attesta, insieme agli organi amministrativi delegati, che quelle procedure sono adeguate e sono state effettivamente applicate nel periodo.
La figura non riguarda solo le quotate. Le Linee Guida di Confindustria ricordano che qualunque società può nominarla su base volontaria, come già richiesto alle società controllate dal Ministero dell’Economia.
Poteri, mezzi e responsabilità
Al Dirigente Preposto si applicano, per i compiti che gli spettano, le norme sulla responsabilità degli amministratori. La legge lo ha inoltre inserito tra i soggetti attivi di alcuni reati societari, a partire dalle false comunicazioni sociali. Per questo il Consiglio di Amministrazione deve vigilare affinché disponga di poteri e mezzi adeguati.
Le Linee Guida li elencano: accesso diretto alle informazioni contabili, partecipazione ai flussi interni rilevanti, approvazione delle procedure con impatto sul bilancio, un budget e risorse proprie. Tra i mezzi figura la possibilità di avvalersi di altre funzioni aziendali per la mappatura dei processi di competenza.
Ne discende una conseguenza pratica. Chi risponde dell’adeguatezza delle procedure deve poter dimostrare quali processi ha analizzato, quali rischi ha individuato e quali controlli li presidiano.
Il metodo: dai rischi ai controlli chiave
La seconda parte delle Linee Guida adotta il modello CoSO e un approccio top-down basato sull’analisi dei rischi. Il percorso è lineare:
- individuare le voci di bilancio e le informazioni significative;
- associare a ciascuna le asserzioni rilevanti: esistenza, completezza, valutazione, diritti e obblighi, presentazione;
- ricondurre voci e asserzioni ai processi aziendali che le generano;
- rilevare per ogni rischio i controlli chiave, distinguendo manuali e automatici, preventivi e successivi;
- valutare il disegno dei controlli, verificarne l’operatività e documentare le carenze con le relative azioni correttive.
L’obiettivo non è censire tutti i controlli, ma documentare quelli essenziali nelle aree a maggior rischio. È un lavoro che richiede giudizio professionale e, soprattutto, un supporto che lo renda ripercorribile in ogni momento.
Il supporto di Digit Audit Cooperative
Digit Audit Cooperative è la piattaforma di governance, rischio e controllo a marchio registrato, utilizzata da Link Audit per portare questo metodo dentro l’azienda. Trasforma la mappatura dei processi amministrativo-contabili da esercizio su fogli sparsi a sistema strutturato, aggiornabile e pronto per essere esibito.
Il Dirigente Preposto non parte da un foglio bianco. La piattaforma mette a disposizione 27 tra cicli operativi e procedure e una libreria di 266 controlli precaricati, da adattare alla realtà della singola società.
| Cosa chiedono le Linee Guida | Come risponde Digit Audit Cooperative |
|---|---|
| Ruoli e responsabilità delle funzioni coinvolte | Struttura organizzativa per aree e funzioni, organigramma interattivo, matrice di responsabilità |
| Sistema di poteri e deleghe coerente con l’organizzazione | Registro deleghe e procure, matrice dei poteri autorizzativi |
| Rischi collegati ai processi che alimentano il bilancio | Cicli aziendali dal ciclo attivo al reporting, con valutazione complessiva del rischio |
| Asserzioni di bilancio e controlli chiave | Scheda di ogni controllo con rischio, asserzione, tipologia, frequenza, responsabile e indicazione di controllo chiave |
| Documentazione ripercorribile | Report completo in PDF con indice, sintesi direzionale e dettaglio per ciclo |
Il vantaggio è triplo. Il tempo di impianto si riduce, perché la base metodologica è già costruita. Il linguaggio diventa comune a Dirigente Preposto, organo di controllo, internal audit e revisore. Il lavoro svolto serve anche ad altri presidi: adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili, analisi dei rischi ai fini del D.Lgs. 231/2001.
Lo strumento non sostituisce il giudizio professionale, lo rende visibile. Per questo Digit Audit Cooperative è proposto insieme all’affiancamento consulenziale di Link Audit, dalla prima rilevazione dei processi fino al mantenimento nel tempo.
L’attestazione resta un atto personale del Dirigente Preposto. Con una mappatura solida alle spalle, è un atto che si può firmare con cognizione di causa.
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